Bij ArchitectDirect proberen we zo efficiënt mogelijk te werken. Dat doen we mede door slimme automatiseringen, zowel kleine, als grote. Hierdoor hoeven we minder na te denken over randzaken en kunnen we ons zo veel mogelijk richten op het maken van ontwerpen en bouwtekeningen.
Wil jij ook meer automatiseren, maar denk je dat het zeer technisch en moeilijk is? Nee. Automatisering kan zo makkelijk zijn als van een oude wekker overstappen naar de wekker op je telefoon. Het is geen grote verandering maar je hoeft nu op je vrijdagavond voordat je gaat slapen niet meer je wekker uit te zetten, hij staat namelijk al op dag ingesteld. Hoe beïnvloedt deze soort automatisering en grotere automatiseringen de werkvloer en hoe kan jij je zware maandagen verlichten?
Kleine automatiseringen op de werkvloer
Iedereen weet van de grote robots in de autoindustrie die auto’s automatisch in elkaar kunnen zetten. Dit is automatisering, daar is geen twijfel over mogelijk. Maar welke automatiseringen zorgen ervoor dat jouw dagelijks werkleven net wat makkelijker wordt?
Grote bedrijven als Google die al de gelinkte programma’s met jouw google account verbindt zijn er volop mee bezig. De afspraken die je maakt op je computer worden rechtstreeks naar je mobiel gestuurd. Je mailtjes krijg je niet alleen binnen op je computer maar ook op je mobiel, tablet, smartwatch etc.
Al deze dingen zorgen ervoor dat je net die paar minuutjes niet meer kwijt bent om je mobiel te zoeken of je computer op te starten. Hoe kan je nu voor jezelf zorgen dat je al je bestanden, mailtjes, berichtjes en meldingen zo makkelijk mogelijk aankan en hoe zorg je ervoor dat ze je niet afleiden terwijl je werkt.
Franz
Wanneer je verbonden wil blijven terwijl je aan het werk bent en al je social media mail en dergelijke op een plek wilt kunnen vinden dan is een goede aanrader ‘Franz’. Met Franz kan je je eigen omgevingen vormen met je eigen apps/websites. Wanneer je een keer hierop inlogt hoef je dit op dit apparaat nooit meer te doen en krijg je al je meldingen zo op je laptop of computer.
Hoewel het erg handig is om al je apps en websites bij elkaar te hebben kan het ook afleidend zijn wanneer je berichtjes binnen krijgt. Je kunt de notificaties wel op stil zetten maar omdat je weet dat de app open staat kan het alsnog afleidend zijn.
Verder is het gebruiken van bijvoorbeeld google of office erg handig wanneer je dan ook alle apps van deze instantie gebruikt. Ze zijn dan namelijk verbonden en dit zorgt voor een erg soepele werksfeer. Wanneer je hele bedrijf hetzelfde gebruikt boost dit natuurlijk ook de efficiëntie op de werkvloer. Wat het moraal hier is, is dat het niet handig is om bijvoorbeeld als email hotmail te gebruiken en voor de rest met google sheets en andere google programma’s.
Wanneer je dit doet zal het allemaal net wat minder soepel verlopen omdat ze gewoon niet aan elkaar gelinkt zijn. Bedenk je dan of het niet handig is om over te stappen van hotmail naar gmail of om alle andere dingen van microsoft te gebruiken zoals word en excel.
Take it easy
Wanneer bedrijven hiervan proeven en de positieve kanten ervan merken zullen er veel gevallen zijn die hier in doorslaan. Kijk uit met je veranderingen omdat nieuwe programma’s door veel mensen eerst geleerd moet worden voordat je er fijn mee om kan gaan. Ga dus niet elke week een nieuw programma in het leven gooien doe dit rustig aan. Dit vermindert stress bij mensen en zo verbeter je de werksfeer, iedereen weet hoe beter de werksfeer hoe efficiënter er gewerkt kan worden.
Grote automatiseringen
Grote automatiseringen schrikken wat oudere bedrijven vaak af omdat het van te vore een erg grote stap kan lijken. Het ziet er in eerste instantie erg technisch en moeilijk uit. Maar het is allemaal niet zo erg als het lijkt. Het kost tijd, dat zeker. Maar wanneer het klaar is levert het vele malen meer op dan dat er in is gestoken. Grote automatiseringen zorgen voor minder kosten, opbrengst en stressvermindering puur omdat al die kleine rot werkjes van voorheen nu automatisch gaan.
Grote automatiseringen zorgen voor betere inventarisatie doordat alles door een programma heen gaat. Deze data kan je dan weer gaan analyseren om je bedrijven constant te verbeteren. Data is trending en dat is ook niet gek, data is eindeloos en je kan er je bedrijf mee verbeteren of het zelfs gaan verkopen. Wanneer je in investeerder zoekt is data vaak een erg belangrijk punt. Wanneer je alles geautomatiseerd hebt en data automatisch binnenkomt is het dus ook makkelijker om investeringen binnen te slepen.
Zapier
Zapier is een tool waar de mogelijkheden bijna oneindig zijn. Met deze tool kun je andere online tools aan elkaar koppelen. Je bepaalt een trigger en een actie, en pats, je hebt weer een automatisering doorgevoerd. De trigger geeft aan wanneer er een bepaalde actie moet gebeuren, en de actie zelf is wat er dan moet gebeuren. Zo kan een trigger bijvoorbeeld een nieuwe bestelling zijn, en de actie een automatische mail naar je boekhoudsysteem. Je kunt ook nog filters toevoegen, om je acties nog specifieker te maken.
Hoe begin je?
Er zijn enorm veel dingen die je zou kunnen automatiseren. De eerste vraag is daarom ook: Wat wil je gaan automatiseren? Maak een lijstje met dingen die je graag zou willen automatiseren. De tweede en misschien wel de belangrijkste vraag is: Waarom wil je dit precies automatiseren? Heeft het met tijd te maken, met geld, nauwkeurigheid van een computer, etc.
Wanneer je deze twee vragen beantwoord hebt, heb je een goed overzicht van welke dingen nu echt belangrijk zijn om te automatiseren. Daarna kun je de andere vragen uit onderstaand schema gaan beantwoorden.
Al met al zijn automatiseringen erg belangrijk voor een bedrijf, sommige bedrijven kunnen meer automatiseren dan andere maar het blijft voor ieder bedrijf belangrijk. Ben er echter wel voorzichtig mee want het kan ook stress opleveren wanneer je het te snel probeert te realiseren. Doe het stukje bij beetje en je zal merken dat je bedrijf erg veel op vooruit gaat.
